Guide pratique

Le secrétariat du laboratoire étant l’interface des 3 tutelles, il est absolument important qu’il soit informé de l’activité du laboratoire : missions avec ou sans frais, invitations et invités avec ou sans financement de nos tutelles, contrats, projets d’événements scientifiques, thèses, stagiaires, etc. Notre but étant que le site web du laboratoire reflète au mieux toute l’activité de notre unité. Pour faciliter la communication, vous trouverez des imprimés en ligne pour vous aider dans votre quotidien et des informations pratiques sur la gestion du laboratoire.

Personnels d'appui

Secrétariat

La gestion administrative, matérielle et financière du laboratoire est assurée par les secrétariats.

à l'UGE

  • Audrey PATOUT, bureau 4B 081, poste 01 60 95 75 20
  • Ketty CIMONARD, bureau 4B 075, poste 01 60 95 75 28

à l'UPEC

  • Sonia BOUFALA, bureau P3 405, poste 01 45 17 16 42

Informatique

La gestion informatique du laboratoire (matériel, commande, logiciels, site web,…) des deux sites UGE et UPEC est assurée par :

  • Sakina KAWAMI, bureau UGE 4B 041 / bureau UPEC P3 403, poste 01 60 95 75 38

Nouvel arrivant

Tout nouveau personnel arrivant au LAMA : chercheur, enseignant/chercheur, BIATSS, thésard, ATER doit se faire connaître auprès du secrétariat du site en complétant cet imprimé. Cela permettra entre autre la création de ses divers comptes informatiques.

Les missions

Important : tout déplacement avec ou sans frais doit faire l’objet d’un ordre de mission avant le départ (les ordres de mission a posteriori ne peuvent être établis au laboratoire). Ce document vaut autorisation de déplacement, et, si prise en charge par des fonds gérés par le laboratoire, accord financier du directeur du laboratoire. Pour toute demande d’avance sur frais de mission, se rapprocher du secrétariat.

Documents UGE

Avant le départ : https://etamine-connecte.cnrs.fr/ Les réservations de transport et d’hébergement (France et étranger) doivent se faire via le marché de l’Université. Il convient de se rapprocher du secrétariat dès connaissance d’un déplacement pour toute réservation concernant une mission. On pourra aussi consulter le guide des déplacements. Au retour : État de frais de mission L’imprimé est à retourner dès le retour de la mission accompagné des justificatifs de remboursement (pas de justificatif à produire pour les repas au forfait)

Documents UPEC

Avant le départ : La demande d’ordre de mission ainsi que les réservations doivent se faire via la plateforme Notilus https://esr-upec.notilus-inone.fr/. Les réservations de transport et d’hébergement (France et étranger) doivent se faire via le marché de l’Université. Une documentation dont de petites vidéos ainsi que des triptyques sont disponible via l’intranet de l’UPEC à https://intranet.u-pec.fr/finances/missions/documentations-esr-missions-upec.Il convient de se rapprocher du secrétariat dès connaissance d’un déplacement pour toute réservation concernant une mission.

Au retour : Une note de frais doit être saisie sur Notilus accompagnée des justificatifs de remboursement scannés et déposés individuellement, toute demande de remboursement doit être accompagnée d'un justificatif, que le remboursement soit au forfait ou non. La politique de frais est consultable via l'intranet sur https://intranet.u-pec.fr/finances/missions/documentation.

Documents CNRS

Avant le départ : La demande d'ordre de mission doit se faire sur l'outil "Etamine missions"  https://etamine-connecte.cnrs.fr/ Les réservations de transport (train, avion...) et d’hébergement en France doivent se faire via les marchés du CNRS. Il convient de se rapprocher du secrétariat dès connaissance d’un déplacement pour toute réservation concernant une mission Au retour de mission : l'état de frais est à compléter sur Notilus https://esr-cnrs.notilus-inone.fr/

Missions à l'étranger

Pour tous les déplacements à l’étranger, il est vivement conseillé de s’inscrire sur le portail ARIANE Certains pays peuvent être déconseillés ou même interdits, pour cela consulter le site du Ministère de l’Europe et des affaires étrangères (MEAE). Selon la tutelle, les déplacements à l’étranger sont gérés suivant les indications ci-dessous :   UGE : signature par la présidence pour tout déplacement à l’étranger et par la Vice-Présidence Recherche pour les pays à risques (prévoir 3 semaines avant le départ) UPEC : en cas de déplacement dans des « zones à risques », la validation de l'ordre de mission saisi sur Notilus sera soumis à validation au fonctionnaire sécurité défense pour autorisation du déplacement. CNRS : les missions pour les pays à risques : l'autorisation auprès du  Fonctionnaire Sécurité Défense se fait directement via Etamine Missions  au moment de la saisie de votre demande d'OM.

Charte de bonne conduite

Pour les transports en commun par voie ferroviaire ou aérienne, les agents missionnaires, quel que soit le type de déplacements, en France, outre-mer et à l'étranger, doivent obligatoirement utiliser les prestations de billetterie des transports en commun proposées par le prestataire titulaire du marché national conclu par le CNRS, l'UGE et l'UPEC (sauf TER).
Conformément à la circulaire du 10 novembre 2022 relative au plan de sobriété énergétique de l'Etat, le recours à la voie aérienne ne pourra être autorisé que lorsque le temps de trajet par voie ferroviaire est supérieur à quatre heures, ou à six heures de trajet aller-retour si le déplacement se fait dans la même journée.

Invitations

Dès connaissance de la venue d’un invité, il est important de le signaler au moyen de cet imprimé. Les demandes d'ordre de mission et la procédure restent les mêmes que pour les membres du laboratoire. Chaque invitant se charge d’accompagner son invité dans les démarches pour sa venue et doit prendre contact avec le secrétariat compétent.

Signature des publications

Les membres du LAMA doivent mentionner l'affiliation suivante dans leurs publications :

- Pour les enseignant.e.s-chercheur.e.s de l'UGE Univ Gustave Eiffel, Univ Paris Est Creteil, CNRS, LAMA UMR8050 F-77447 Marne-la-Vallée, France

- Pour les enseignant.e.s-chercheur.e.s de l'UPEC Univ Paris Est Creteil, Univ Gustave Eiffel, CNRS, LAMA UMR8050, F-94010 Creteil, France

- Pour les chercheur.e.s du CNRS hébergé.e.s à UGE : CNRS, Univ Gustave Eiffel, Univ Paris Est Creteil, LAMA UMR8050, F-77447 Marne-la-Vallée, France

- Pour les chercheur.e.s du CNRS hébergé.e.s à l'UPEC : CNRS, Univ Paris Est Creteil, Univ Gustave Eiffel, LAMAR8050, F-94010 Creteil, France

Événements organisés

Afin que notre site web soit le reflet de l’activité du laboratoire, il vous est demandé de signaler les différents événements organisés par un membre du laboratoire (conférences, soutenances, etc.). Pour cela, veuillez remplir ce formulaire.